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紙媒体の書類を電子化する日常ルーティン作業を円滑化する

更新日:2021年5月1日

#背景

プラベートでも、職場でも、沢山の紙媒体の書類が送られてきて、整理するのが大変なのをどうにかしたい。


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学校の書類

役所や利用店などからのお知らせの書類

製品チラシ

名刺

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ScanSnap ix1600とその連携サービスをつかって、PC freeにスキャンし、Dropboxなどクラウドに自動格納することで、紙媒体が一気に減った。PCとつないで、スキャンというステップがなく、クラウドに上がるので、2行程減ったから、体感として2-3倍楽になった。4つのカテゴリーには、自動認識して振り分け可能。名刺・書類・レシート・写真。


研究室でも役に立つかも。


たとえば、いっぱい来る業者さんが持ってくるチラシ。

スキャンすれば、研究室メンバーが見るとすれば、スキャンしてくれるかも。


#方法

  1. ScanSnap ix1600フラグシップ機を買う。

  2. マニュアルに従って、ix1600をWifiにつなぐ。

  3. ScanSnap accountとScanSnap userに登録する。

  4. ライセンス認証する。ScanSnap Cloudをアクティブにし、Drop-boxなどと連携させる。

  5. 本体の `クラウドに送る` をおして、スキャンすれば、Drop-boxなど自分の指定したクラウドに自動格納される。

  6. 文章の中から、日付を読み取って、ファイル名にするのはお奨めしない。たとえば、`20210210` と表示されることもあれば、`210210` と表記されることもある。命名規則が統一できないので、フォルダ内のファイルが、名前で時間ごとに並ばないので、スキャンした日付を統一した命名規則で、ファイルにつける方がよい。



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