[はじめに]
ビジネスメールの書き方などで調べたら、たくさんの書き方が出てきます。
あえて書く必要は無いと思うのですが、ときどき、書き方をこうした方がよいですよっとサジェストする機会があるので、その時用の備忘録のために記載します。
電子メールを見る作業は、労力がかかるので、できるだけ、効率化したい。一日最低何十件以上もメールが届き、その中に、自分がやらないといけない仕事が入っているので、メールを読解して必要であれば自分の仕事のリストに追加していかないといけません。それにも関わらず、記載フォーマットはバラバラで、「いつ」「誰が」「なにを」「どうやって」など必須項目の記載不足もままあり困ることもあります。これら不備を取り除けば、コミュニケーションコストが下がり、双方にとってメリットがあるとおもうので、例を挙げてメールのアウトラインについて記しておきます。
[方法 〜メールのアウトライン〜]
基本的には、必要なことを端的に、記載するのがわかりやすい。
また、伝えるべき内容はできるだけ、はじめにあり、
読み手が具体的な対処する際に必要な子細は、後半につけると読みやすいかと。
子細が最初にかかれて、最後にやってほしいことが書かれていると、途中で迷います。
「だからなに so what」と思いながら読み進めることになります。
やってほしいことが最初に書かれて、その後にそれをやるためには、この子細を読めばできるという構造にしてほしい。
クライマックスは最初に
以下例 (紫は注釈)を示します。
宛先
CC ←CCアドレスがあるとき、返信の際に、間違って外さないようにする。CCを外すと、複数名で動いているプロジェクトの場合、必要な情報が、把握すべき人に届かないことになる。
メールタイトル: Hoge共同研究プロジェクトにおける試料再送付のお願い ←件名がわかりやすいように、固有名称を入れるとわかりやすい
xxx大学yyyy研究科
zz ww 様 ←芳名は最後に必ずもう一度チェック
(CC xxx yyy教授) ←関連者や、送り先、送り主の上司など必要な場合にいれる
G大学のnnです。←誰から来たメールか明らかにする
Hoge共同研究プロジェクトでの試料再送付についてお願いできないでしょうか？ ←件名とほぼ同じ。固有名称を入れて何の案件かわかりやすくする。
先日打ち合わせた実験を行ったところ、大部分はうまくいきましたが、k条件の結果が初回と異なることがわかりました。再現性を確かめるため、再度b試料を送っていただけないでしょうか？結果の詳細は、最下段に示します。
←最低限必要な、簡単な経緯を2-3行ほどで、以下の本題にすぐはいる。
やってほしいことをできるだけ、早く記載する。
もし送っていただけるのであれば、
できれば、x月中にお送りいただけるととても助かります。
←本題を冒頭に記載。期日は必ず入れる。ないものは優先順位が低くなるため。
送付先は、以下の通りです。
```
送付先：〒xxxx-yyy 東京都台東区。。。。。
```
また念のため、近日での日程で受け取り可能日も示させていただきます。
どうぞよろしくお願いします。
```
日程候補A, B, C, D, E, F, G, H
```
←相手方にお願いする内容 だれが（自明の場合は省略） いつ（希望期限） どこで（送付元先など） なにを どのように などの必要な詳細情報も記載する。
↓経緯や理由などにいたる、具体的な情報・背景・データは、込み入っているので、最後に記載しておく。
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[実験の詳細など]
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↓署名をつける
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[署名]初稿 2020/07/21
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